Tesoro
System CRM dla agencji nieruchomości
SaaSAPI DevelopmentAutomation SolutionsCloud SolutionsSystem Integration
Status zlecenia, dokumenty, historia i terminy. Wszystkie te informacje już macie, ale osoby z zewnątrz nie mogą do nich dotrzeć. Portal zapewnia im bezpieczny dostęp do potrzebnych danych bez otwierania pozostałych systemów.
Nasi partnerzy
Gdzie jest przesyłka? Czy faktura została wysłana? Kiedy przyjedzie ekipa? Odpowiedź jest już w systemie, ale osoba pytająca nie może jej sprawdzić.
Cennik został wysłany mailem, potem pojawiła się nowa wersja i kolejna poprawka. Ustalenie, która obowiązuje, wymaga przeszukania całej korespondencji.
Kontrahent dostaje dostęp do wewnętrznego narzędzia i widzi więcej, niż powinien. Druga możliwość to brak dostępu i konieczność obsługi każdego pytania przez Wasz zespół.
O niezawodności portalu decydują system, który go zasila, oraz zespół odpowiedzialny za jego utrzymanie. Te cztery liczby pokazują nasze doświadczenie, zanim przejdziemy do widoku użytkownika po zalogowaniu.
od 2010
Najdłuższa współpraca z jednym klientem
od 2019
Obecny system Rulewave na produkcji
setki tysięcy
Operacji rocznie w systemach, które utrzymujemy
0
Rezygnacji wśród kluczowych klientów
Dobry portal pokazuje każdemu użytkownikowi dokładnie to, czego potrzebuje, i nic więcej. Dlatego zaczynamy od mapy dostępów, a dopiero później projektujemy ekrany.
Kontrahent widzi swoje zamówienia, dostawca swoje dostawy, a pracownik swój dział. Ceny i historia innych użytkowników w ogóle nie pojawiają się w ich widoku.
Użytkownicy mogą samodzielnie pobierać dokumenty, zgłaszać sprawy i umawiać terminy, także po godzinach pracy i w weekendy.
Widać, kto się logował, co pobrał i kiedy zaakceptował dokument. W razie sporu daje to jednoznaczny zapis zamiast opierania się na pamięci.
Tańszym rozwiązaniem jest udostępnienie kontrahentowi Waszego systemu i ukrycie wszystkich elementów, których nie powinien widzieć. Czasem to wystarczy. Wybór zależy od skali, ryzyka i jakości obsługi, którą chcecie zapewnić.
| Osobny portal | Konta w Waszym systemie | |
|---|---|---|
| Co widzi kontrahent | Wyłącznie własne informacje, ponieważ inne dane nie są dostępne w portalu | Wasz wewnętrzny interfejs z ukrytymi wybranymi polami |
| Gdy zmieniacie system pod spodem | Portal zostaje, zmienia się to, co go zasila | Widoki i uprawnienia układacie od nowa |
| Gdzie leży ryzyko | W osobnym interfejsie zaprojektowanym specjalnie dla użytkowników zewnętrznych | W dostępie osoby z zewnątrz do systemu obsługującego Waszą działalność |
| Koszt na starcie | Wyższy, ponieważ powstaje osobny produkt | Niższy, ponieważ konfigurujemy system, którego już używacie |
| Dla ilu osób z zewnątrz | Dziesiątki albo setki, także takich, których nie znacie | Kilku stałych partnerów, z którymi pracujecie od lat |
Każdy z tych trzech systemów zapewnia bezpieczny dostęp osobom spoza firmy. Kupujący w Tesoro przeglądają oferty, oceniają propozycje agenta i samodzielnie umawiają spotkania. Pasażerowie TransHansa korzystają z kont, historii podróży i biletów. Dostawcy Rulewave awizują dostawy bez dzwonienia do magazynu.
System CRM dla agencji nieruchomości
Własna aplikacja do sprzedaży biletów autobusowych
System zarządzania magazynem dla globalnego dostawcy usług logistycznych
Zaczynamy od powodu, dla którego ktoś ma się zalogować, a nie od długiej listy funkcji. Z tej odpowiedzi wynika cała reszta.
Jeśli brzmi ono „Gdzie jest moja przesyłka?”, pierwszy ekran pokazuje jej status. Pozostałe funkcje mogą poczekać na kolejne wydanie.
Określamy typy użytkowników i zakres danych dostępny dla każdego z nich. To mało widowiskowa część pracy, ale właśnie na niej najczęściej zawodzą źle zaprojektowane portale.
Zapraszamy kilku kontrahentów i obserwujemy, czego szukają oraz z czym mają trudność.
Pytania, które wciąż trafiają do Waszego zespołu, pokazują, jakie funkcje powinny pojawić się w następnej kolejności. To praktyczna lista wymagań oparta na rzeczywistych potrzebach.
Wyłącznie informacje, które zdecydujecie się udostępnić. Zaczynamy od listy obejmującej na przykład status, dokumenty, historię, terminy i dane kontaktowe, a następnie ustalamy, kto może zobaczyć każdą pozycję. Ta rozmowa jest ważniejsza od wyglądu ekranów, ponieważ portal ujawniający zbyt wiele danych tworzy ryzyko zamiast oszczędzać czas.
Osobny portal sprawia, że kontrahent nie wchodzi do Waszego wewnętrznego systemu. Korzysta z interfejsu, który pobiera wyłącznie dane objęte jego uprawnieniami i nie daje dostępu do niczego więcej. Dodatkową ochronę zapewniają role, historia dostępów, szyfrowane połączenia oraz zasady dotyczące haseł.
Zwykle robi to Wasz zespół, bo najlepiej wiecie, kim jest dany użytkownik. Przy większej liczbie kontrahentów konta można tworzyć automatycznie, gdy ich dane pojawią się w systemie. Użytkownik samodzielnie resetuje hasło przez e-mail, bez angażowania pracowników po Waszej stronie. Przy wielu kontach taka automatyzacja wyraźnie ogranicza liczbę zgłoszeń do zespołu.
Będą, jeśli portal pozwoli im uzyskać odpowiedź szybciej niż kontakt z Waszym zespołem. Jeżeli logowanie służy tylko do sprawdzenia jednej liczby, telefon pozostanie wygodniejszy. Dlatego pierwszą wersję budujemy wokół najczęstszego pytania, a nie pełnej listy funkcji. O skutecznym wdrożeniu świadczy mniejsza liczba telefonów, a nie sama liczba założonych kont.
Z systemów, których już używacie. Portal wyświetla informacje z ERP, systemu magazynowego lub księgowości, a działania użytkowników przekazuje z powrotem do właściwego źródła. Dlatego budowa portalu niemal zawsze wymaga integracji systemów, które opisaliśmy na osobnej stronie.
Napiszcie, w jakich sprawach klienci lub kontrahenci kontaktują się z Wami najczęściej. To najlepszy punkt wyjścia do stworzenia portalu, z którego rzeczywiście będą korzystać.