Masz system. Zlecenia się wprowadzają, kierowcy jeżdżą, faktury wychodzą. A i tak połowa dnia schodzi na rzeczy, których ten system nie obsługuje. Klient rozliczany według własnej tabeli. Awizacja załatwiana telefonem. Dane przepisywane z jednego okna do drugiego. Wyjaśniamy, co system TMS obsługuje, a czego nie. I co zrobić, kiedy Twój proces przestał się w nim mieścić.
“Pudełko obsługuje proces, który miałeś mieć. Twoja firma zarabia na tym, czym różni się od reszty rynku.”
System TMS (transport management system) to oprogramowanie do zarządzania transportem. Przyjmuje zlecenie, układa je w trasę, przypisuje kierowcę albo przewoźnika, pilnuje dokumentów przewozowych i na końcu rozlicza kurs. W dobrym TMS-ie widzisz, gdzie jest ładunek, ile kosztował przejazd i czy zlecenie zostało zafakturowane.
Tyle teorii. W praktyce firmy mylą trzy systemy, bo każdy z nich dotyka tego samego zlecenia:
Żaden z nich nie zastępuje pozostałych. I tu zaczyna się kłopot. Kiedy ktoś szuka oprogramowania dla firm logistycznych, zwykle nie chodzi mu o jedno pudełko. Chodzi o to, żeby te trzy światy przestały się rozjeżdżać.
Ból w firmie logistycznej rzadko siedzi w środku jednego systemu. Prawie zawsze siedzi na szwie między nimi: między TMS-em a magazynem, między magazynem a ERP-em, między Twoim systemem a systemami przewoźnika i klienta.
System TMS planuje i rozlicza transport: zlecenia, przewoźników, trasy, dokumenty i koszt kursu.
TMS nie zastąpi WMS-a ani ERP-a. Większość bólu nie siedzi w środku jednego systemu, tylko na styku trzech.
Gotowy program sprawdza się dopóty, dopóki Twój proces wygląda jak każdy inny w branży. Przestaje, kiedy zarabiasz na wyjątkach: nietypowych rozliczeniach, awizacjach, wymaganiach jednego dużego klienta.
Rzadko trzeba wymieniać wszystko. Zwykle wystarczy warstwa pod Twój proces i kilka integracji, dokładanych bez zatrzymywania operacji.
Są dwa miejsca, w których pudełko się kończy. Oba wyglądają niewinnie, dopóki nie policzysz, ile kosztują.
Pierwsze to wyjątki. Jeden duży klient chce być rozliczany według własnej tabeli stawek. Drugi wymaga awizacji dostawy w swoim oknie czasowym. Trzeci przyjmuje dokumenty tylko we własnym formacie. Każdy taki wyjątek z osobna da się obsłużyć ręcznie. Razem zjadają etat. A wiedzę o nich ma jedna osoba w firmie.
Drugie to szwy. Zlecenie z TMS-a musi trafić do magazynu, stan z magazynu do ERP-a, faktura do systemu księgowego, status przesyłki do klienta, a numer listu przewozowego do przewoźnika. Jeśli którykolwiek z tych kroków robi człowiek, płacisz za to dwa razy: raz czasem, drugi raz błędami, które wychodzą tydzień później.
Poznasz to po jednym objawie: obok systemu żyje Excel. To nie jest lenistwo zespołu ani brak szkolenia. To rachunek za funkcję, której pudełko nie ma, a Twój proces potrzebuje.
Jest jeszcze jeden objaw, cichszy i groźniejszy. Pytasz, dlaczego coś robi się właśnie tak, i słyszysz: „bo system inaczej nie pozwala". To już nie oprogramowanie obsługuje Twój proces, tylko Twój proces obsługuje oprogramowanie.
Rulewave to globalny operator logistyki. Jego system magazynowy zbudowaliśmy w 2019 roku i utrzymujemy do dziś, a samego klienta obsługujemy nieprzerwanie od 2010. Najciekawsze dzieje się jednak nie w środku systemu, tylko na jego brzegach: SAP w czasie rzeczywistym, skaner na magazynie, awizacje dostaw, DHL, optymalizacja tras odbioru i fakturowanie w Holandii oraz w USA. To wszystko szwy. Zszyte raz i pilnowane latami przestają kosztować.
Najdroższy scenariusz w logistyce to „wymieniamy wszystko naraz". Operacje nie mają kiedy stanąć. A projekt, który dotyka naraz transportu, magazynu i księgowości, rośnie szybciej, niż firma potrafi go przetrawić. Prawie nigdy tego nie proponujemy.
Zwykle robimy to tak:
Czego nie robić: nie kupować drugiego pudełka na ten sam problem, bo zwykle dokłada trzeci szew zamiast usunąć pierwszy. Nie zaczynać rozmowy od technologii, bo wybór bazy danych nie jest decyzją biznesową. I nie liczyć takiego projektu stawką godzinową, tylko kosztem ryzyka i przestoju. Ten ostatni wątek rozwijamy we wpisie o cenie oprogramowania na zamówienie. A jeśli Twój ból siedzi po stronie magazynu, zacznij od porównania własnego i gotowego WMS-a.
Co z tego ma Twoja operacja: mniej ręcznej roboty na styku systemów, mniej wiedzy zamkniętej w głowie jednej osoby i przewidywalność, której nie da żaden arkusz obok systemu. Jak to wygląda u klientów, widać w naszych realizacjach.
TMS to skrót od transport management system, czyli system zarządzania transportem. Obsługuje zlecenia transportowe, planowanie tras, współpracę z przewoźnikami, dokumenty przewozowe i rozliczenie kursu.
Zlecenie wchodzi do systemu raz i przechodzi w nim wszystkie etapy: planowanie, realizację, dokumenty, rozliczenie. Na każdym z nich widać, gdzie jest ładunek i ile kosztuje. Wartość zaczyna się tam, gdzie kolejne kroki dzieją się same. Jeśli ktoś między nimi przepisuje dane ręcznie, TMS obsługuje tylko część roboty.
Z grubsza trzy rodzaje. Gotowe programy w abonamencie: wdrażasz je szybko, ale przyjmujesz proces producenta. Moduły transportowe w większym ERP, sensowne wtedy, gdy reszta firmy już na tym ERP stoi. I systemy budowane pod konkretny proces, po które sięga się, gdy firma zarabia na czymś, czego pudełko nie obsługuje. Wybór to nie ranking funkcji. To odpowiedź na pytanie, czy Twój proces ma się dopasować do programu, czy odwrotnie.
Za gotowy program płaci się zwykle abonamentem od użytkownika albo od pojazdu. Wejście jest tanie, a koszt rośnie razem z firmą. System pod proces buduje się raz, a potem utrzymuje. Właściwe pytanie brzmi jednak inaczej: ile kosztuje Cię dzisiaj ręczna robota na styku systemów i przestój, gdy coś się rozjedzie. Rozbieramy to na czynniki we wpisie o cenie oprogramowania na zamówienie.
SAP to przede wszystkim ERP, ale ma moduł transportowy. W firmach, które już na nim pracują, bywa więc używany jako TMS. Częściej spotykamy jednak inny układ: SAP zostaje systemem nadrzędnym, a transport i magazyn obsługują osobne systemy, spięte z nim integracją. Tak działa to u Rulewave. SAP odpowiada w czasie rzeczywistym, a operacje magazynowe idą w systemie zbudowanym pod ten proces.
Transport, magazyn, integracja z ERP albo przewoźnikiem. Przejdźmy razem przez proces, zanim padnie słowo o technologii.
Porozmawiajmy o Twoim procesieJedna integracja, panel dla klientów albo moduł, którego brakuje w gotowym systemie. Wycenimy zakres szybko i konkretnie.
Wyceń zakres
